Abstrakty należy wysłać na adres knsa@astro.uni.wroc.pl do 17 października.

§ 1 Postanowienia ogólne

1. Regulamin jest podstawą organizacji Konferencji KSAKN Wrocław 2018 organizowanej przez Koło Naukowe Studentów Astronomii Uniwersytetu Wrocławskiego (zwane dalej Organizatorem), która odbędzie się w dniach: 25-28.10.2018r. Regulamin określa prawa i obowiązki jego uczestników. Niniejszy regulamin znajduje się na stronie: http://knsa.astro.uni.wroc.pl/ksakn2018/ zwaną dalej stroną Konferencji. Wszelkie zmiany w regulaminie będą podawane do wiadomości publicznej, poprzez zamieszczanie ich na stronie Konferencji.
2. Konferencja KSAKN jest wspólną inicjatywą Astronomicznych Kół Naukowych znajdujących się we Wrocławiu, Warszawie, Krakowie, Poznaniu i Toruniu.
3. Celem Konferencji KSAKN jest promocja, popularyzacja oraz integracja środowiska astronomicznego w Polsce, a także pogłębianie wiedzy z szerokiego zakresu tematów związanych z astronomią.

§ 2 Opłaty

1. Udział w konferencji KSAKN Wrocław 2018 jest odpłatny dla wszystkich jej Uczestników.
2. Wysokość opłaty, sposób oraz termin zapłaty za udział w Konferencji zostanie podany na stronie Konferencji oraz za pomocą mediów społecznościowych.
3. Całość opłat zostanie przeznaczona na cele Konferencji.

§ 3 Warunki uczestnictwa

1. Liczba osób uczestniczących w Konferencji jest ograniczona. Organizator zastrzega sobie prawo do zamknięcia rejestracji w przypadku przekroczenia limitu miejsc.
2. Warunkiem uczestnictwa w konferencji jest przesłanie przez Uczestnika zgłoszenia, uiszczenie opłaty w wysokości i terminie ustalonym przez Organizatora. Dodatkowo w przypadku Uczestników czynnych konieczne jest wysłanie abstraktu i/lub tematu plakatu w terminie określonym przez Organizatora.
3. Sposób zgłoszenia, terminy wysyłania oraz godziny rejestracji w dniu Konferencji zostaną podane na stronie Konferencji oraz za pomocą mediów społecznościowych.
4. Udział osoby niepełnoletniej w Konferencji możliwy jest jedynie na podstawie pisemnej zgody opiekuna prawnego.
5. Zgłoszenie uczestnictwa jest jednoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu.
6. Wszystkie opcje zaznaczone w formularzu zgłoszeniowym nie będą podlegać późniejszej zmianie.
7. Dla uczestników aktywnych (tj. z posterem lub prezentacją) organizatorzy Konferencji zapewniają nocleg oraz wyżywienie.
8. Dyplom uczestnictwa przewidziany jest dla każdego Uczestnika Konferencji.

§ 4 Rezygnacja z uczestnictwa

1. Uczestnik ma prawo do rezygnacji z udziału w Konferencji bez uzyskania zwrotu kosztów opłaty konferencyjnej.
2. Rezygnację z uczestnictwa konferencji należy przesłać na adres: knsa@astro.uni.wroc.pl. Wykreślenie z listy uczestników następuje niezwłocznie po otrzymaniu przez Organizatora deklaracji rezygnacji.
3. Uczestnik ma prawo delegować w zastępstwie inną osobę, niż zarejestrowana, na zgłoszony przez siebie temat abstraktu i/lub plakatu, bądź w formie biernej.
4. Zmiany uczestnika można dokonać najpóźniej do 24 godzin przed rozpoczęciem Konferencji na adres: knsa@astro.uni.wroc.pl . Zmiana Uczestnika następuje niezwłocznie po przesłaniu informacji na powyższy adres.

§ 5 Odpowiedzialność Organizatora

1. Organizator zapewnia, że dołoży wszelkich starań, aby zagwarantować warunki organizacyjne konferencji zgodnie z opisem na stronie internetowej Konferencji.
2. Organizator ustala plan konferencji oraz zastrzega sobie prawo do zmian w programie Konferencji, nawet w dniu, w którym odbywa się Konferencja, w tym prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień.
3. Zmiany w programie konferencji, o których mowa powyżej nie mogą stanowić podstawy do kierowania roszczeń finansowych wobec Organizatora.
4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy należące do Uczestnika, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.

§ 6 Odpowiedzialność Uczestnika

1. Uczestnik zobowiązuje się zastosować się do wymagań niniejszego Regulaminu, jak również stosowania się podczas konferencji do zasad bezpieczeństwa oraz instrukcji i poleceń organizacyjno-technicznych przedstawicieli Organizatora oraz Uniwersytetu Wrocławskiego.
2. W szczególności na terenie Uniwersytetu Wrocławskiego zabronione jest:
1. Sprzedaż, podawanie i spożywanie napojów alkoholowych,
2. Sprzedaż i używanie narkotyków (środków odurzających, psychotropowych i innych, o których mowa w ustawie z dnia 29 lipca 2005 roku o przeciwdziałaniu narkomanii – jt. DZ.U. z 2012r. poz. 124, z późn. zm.).
3. Wnoszenie broni palnej i innych niebezpiecznych przedmiotów.
3. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonanych przez siebie zniszczeń na terenie obiektu, na którym odbywa się Konferencja.

§ 7 Ochrona danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Wrocławski; adres: plac Uniwersytecki 1, 50-137 Wrocław.
2. Dane osobowe Uczestników konferencji przetwarzane są w celu prowadzenia Konferencji Studenckich Astronomicznych Kół Naukowych Wrocław 2018, w tym wydania książki abstraktów, stworzenia oraz upublicznienia listy prelegentów i uczestników Konferencji oraz dokonania rozliczenia transakcji z tytułu opłat za Konferencję, a także ewentualnego dochodzenia roszczeń opłaty za Konferencję lub innych.
3. Dokonując rejestracji Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych dla celów przeprowadzenia Konferencji, w tym stworzenia listy Uczestników.
4. Dane osobowe będą przechowywane przez okres trwania konferencji bądź do czasu ostatecznego rozliczenia Konferencji.
5. Uczestnikom przysługuje prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich poprawy oraz żądanie usunięcia.
6. Mają Państwo prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w zakresie naruszenia prawa do ochrony danych osobowych lub innych praw przyznanych na mocy RODO.
7. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla wzięcia udziału w konferencji KSAKN Wrocław 2018.
8. Podczas Konferencji Organizator może przeprowadzać sesje fotograficzne i video. Uczestnictwo w wydarzeniach jest połączone z wyrażeniem zgody na wykorzystanie wizerunku każdego z Uczestników, Prelegentów i Prowadzących w materiałach informacyjnych i promocyjnych. Osoba, która takiej zgody nie wyrazi zobowiązana jest do poinformowania o tym fakcie na adres: knsa@astro.uni.wroc.pl najpóźniej do 2 dni przed datą Konferencji.

§ 8 Postanowienia końcowe

1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w niniejszym Regulaminie.
2. W sprawach nieregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego.
3. Regulamin wchodzi w życie z dniem 04.08.2018r.

Prezes KNSA UWr
Aleksandra Kotek